Πολιτική Απορρήτου

Τελευταία ενημέρωση: 25 Σεπτεμβρίου 2026

Η παρούσα Πολιτική Απορρήτου περιγράφει πώς συλλέγουμε, χρησιμοποιούμε, αποθηκεύουμε και προστατεύουμε τα προσωπικά δεδομένα των επισκεπτών και πελατών της ιστοσελίδας officefleet.gr και των παρεχόμενων υπηρεσιών επαγγελματικής και φορολογικής έδρας, σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΠΔ – Κανονισμός (ΕΕ) 2016/679), τον Ν. 4624/2019 και την ισχύουσα ελληνική και ευρωπαϊκή νομοθεσία.

1. Υπεύθυνος Επεξεργασίας

Υπεύθυνος Επεξεργασίας των προσωπικών σας δεδομένων είναι η εταιρεία:

• Επωνυμία: ESTATE FLEET ΜΟΝΟΠΡΟΣΩΠΗ Α.Ε.
• ΑΦΜ: 802011859 · ΓΕΜΗ: 168112858000
• Διακριτικός Τίτλος / Εμπορικό Brand: OfficeFleet
• Ταχυδρομική Διεύθυνση: Λούλου 9, Χανιά, Τ.Κ. 73133
• Email Επικοινωνίας & Απορρήτου: info@officefleet.gr
• Τηλέφωνο Επικοινωνίας: 216 003 3553

2. Περιγραφή Υπηρεσίας & Σκοπός Χρήσης

Η OfficeFleet παρέχει υπηρεσίες δήλωσης επαγγελματικής και φορολογικής έδρας αποκλειστικά για νόμιμους επιχειρηματικούς και επαγγελματικούς σκοπούς. Λειτουργεί ως επίσημο σημείο και θυρίδα υποδοχής εγγράφων, ειδοποιήσεων και κοινοποιήσεων από τις αρμόδιες δημόσιες αρχές (ΑΑΔΕ, ΓΕΜΗ, ΕΦΚΑ) και τρίτους συναλλασσόμενους.

Η χρήση της έδρας περιορίζεται αυστηρά στον παραπάνω σκοπό και δεν περιλαμβάνει μόνιμη ή καθημερινή χρήση φυσικού γραφειακού χώρου, πέραν των όσων ρητά συμφωνούνται στο εκάστοτε επιλεγμένο συνδρομητικό πακέτο. Απαγορεύεται η υπομίσθωση ή παραχώρηση χρήσης του χώρου ή των σχετικών δικαιωμάτων σε μη εξουσιοδοτημένα τρίτα πρόσωπα.

3. Ποια Δεδομένα Συλλέγουμε

Ανάλογα με τη χρήση της ιστοσελίδας και την παραγγελία σας, συλλέγουμε:

• Στοιχεία Επικοινωνίας & Ταυτοποίησης: Ονοματεπώνυμο, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email), αριθμό κινητού τηλεφώνου, ΑΦΜ, αρμόδια ΔΟΥ, διεύθυνση κατοικίας ή έδρας, καθώς και στοιχεία νομίμου εκπροσώπου όπου απαιτείται.
• Στοιχεία Επιχείρησης / Νομικής Οντότητας: Επωνυμία, διακριτικό τίτλο, νομική μορφή (ατομική επιχείρηση, ΙΚΕ, ΟΕ, ΕΕ, ΑΕ κ.λπ.), στάδιο επιχειρηματικής δραστηριότητας (υφιστάμενη, υπό σύσταση ή έναρξη από το εξωτερικό) και αριθμό ΓΕΜΗ.
• Στοιχεία Συνδρομής & Χρεώσεων: Επιλεγμένο πακέτο διάρκειας (3, 6 ή 12 μήνες), ημερομηνία έναρξης και λήξης υπηρεσίας, μοναδικό αναγνωριστικό υπηρεσίας (Service ID), κατάσταση ενεργοποίησης, ιστορικό ανανεώσεων και τιμολογιακά παραστατικά.
• Στοιχεία Πληρωμών: Αναγνωριστικό συναλλαγής, κατάσταση πληρωμής, ημερομηνία και ποσό. Η OfficeFleet δεν συλλέγει και δεν αποθηκεύει ποτέ αριθμούς τραπεζικών καρτών ή κωδικούς ασφαλείας (CVV).
• Τεχνικά Δεδομένα & Cookies: Διεύθυνση IP, στοιχεία συσκευής και απαραίτητα cookies συνεδρίας για την ασφαλή λειτουργία του καλαθιού, του ταμείου και της περιοχής πελάτη.

4. Σκοποί και Νομικές Βάσεις Επεξεργασίας

• Εκτέλεση Σύμβασης (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχείο β ΓΚΠΔ): Για την επεξεργασία της παραγγελίας, τη δημιουργία του λογαριασμού σας, την έκδοση του μισθωτηρίου συμβολαίου, την ενεργοποίηση της φορολογικής έδρας και την αποστολή ειδοποιήσεων ανανέωσης.
• Συμμόρφωση με Έννομη Υποχρέωση (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχείο γ ΓΚΠΔ): Για την έκδοση φορολογικών παραστατικών (τιμολόγια, αποδείξεις), την τήρηση λογιστικών αρχείων και τη δήλωση μισθώσεων στο Taxisnet/ΑΑΔΕ.
• Έννομο Συμφέρον (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχείο στ ΓΚΠΔ): Για τη διασφάλιση της ασφάλειας των ψηφιακών μας συστημάτων, την πρόληψη απάτης και την τεκμηρίωση ή υπεράσπιση νομικών αξιώσεων.
• Συγκατάθεση (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχείο α ΓΚΠΔ): Όπου ζητείται ρητά, όπως για προαιρετική επικοινωνία ή μη απαραίτητα cookies.

5. Αποδέκτες Δεδομένων & Πληρωμές μέσω Viva.com

Τα προσωπικά σας δεδομένα αντιμετωπίζονται με απόλυτη εμπιστευτικότητα και δεν διαβιβάζονται σε τρίτους, παρά μόνο στους απολύτως αναγκαίους εκτελούντες την επεξεργασία:

• Πάροχος Πληρωμών (Viva.com): Οι ηλεκτρονικές πληρωμές με κάρτα διεκπεραιώνονται απευθείας από τη Viva Payment Services Μονοπρόσωπη Α.Ε. (Viva.com) ως ανεξάρτητο αδειοδοτημένο ίδρυμα πληρωμών. Η OfficeFleet λαμβάνει μόνο την επιβεβαίωση ολοκλήρωσης της συναλλαγής.
• Φορολογικές & Δημόσιες Αρχές: ΑΑΔΕ, ΔΟΥ, ΓΕΜΗ και δικαστικές ή διωκτικές αρχές, αποκλειστικά στο μέτρο που επιβάλλεται από τον νόμο.
• Google (Google Workspace): Η εταιρική αλληλογραφία (info@officefleet.gr) και το εσωτερικό υπολογιστικό φύλλο διαχείρισης υπηρεσιών φιλοξενούνται στο Google Workspace. Η Google Ireland Ltd ενεργεί ως εκτελών την επεξεργασία, με σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων. Τυχόν διαβίβαση εκτός ΕΕ γίνεται με βάση το EU-US Data Privacy Framework ή τις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής.
• Φιλοξενία ιστοσελίδας (Hostinger): Η ιστοσελίδα και η βάση δεδομένων φιλοξενούνται σε διακομιστές εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης, με σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων.

6. Χρόνος Διατήρησης Δεδομένων

Διατηρούμε τα προσωπικά σας δεδομένα μόνο για όσο χρονικό διάστημα είναι αναγκαίο για την εξυπηρέτηση των σκοπών για τους οποίους συλλέχθηκαν:

• Στοιχεία συνδρομής και πελάτη: καθ’ όλη τη διάρκεια ισχύος της υπηρεσίας και για διάστημα έως πέντε (5) ετών μετά τη λήξη της για λόγους νομικής προστασίας.
• Φορολογικά και λογιστικά παραστατικά: για τουλάχιστον δέκα (10) έτη, σύμφωνα με τις επιταγές της ισχύουσας φορολογικής νομοθεσίας.
• Αρχεία καταγραφής ασφαλείας (server logs): για περιορισμένο χρονικό διάστημα έως έξι (6) μηνών.

7. Ασφάλεια Δεδομένων

Εφαρμόζουμε σύγχρονα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα προστασίας, συμπεριλαμβανομένης της κρυπτογράφησης μεταφοράς δεδομένων (SSL/TLS HTTPS), ισχυρών πολιτικών κωδικών πρόσβασης, περιορισμού πρόσβασης μόνο σε εξουσιοδοτημένο προσωπικό και τακτικών αντιγράφων ασφαλείας.

8. Δικαιώματα Υποκειμένων Δεδομένων

Σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ, έχετε τα ακόλουθα δικαιώματα σχετικά με τα προσωπικά σας δεδομένα:

• Δικαίωμα πρόσβασης: Να γνωρίζετε ποια δεδομένα σας τηρούμε και πώς τα επεξεργαζόμαστε.
• Δικαίωμα διόρθωσης: Να ζητήσετε τη διόρθωση ανακριβών ή τη συμπλήρωση ελλιπών στοιχείων.
• Δικαίωμα διαγραφής («δικαίωμα στη λήθη»): Να ζητήσετε τη διαγραφή των δεδομένων σας, υπό την επιφύλαξη των φορολογικών και νομικών μας υποχρεώσεων.
• Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας: Να ζητήσετε τον περιορισμό της επεξεργασίας υπό συγκεκριμένες προϋποθέσεις.
• Δικαίωμα φορητότητας: Να λάβετε τα δεδομένα σας σε δομημένο, κοινώς χρησιμοποιούμενο μορφότυπο.
• Δικαίωμα εναντίωσης: Να αντιταχθείτε ανά πάσα στιγμή στην επεξεργασία που βασίζεται σε έννομο συμφέρον (άρθρο 21 ΓΚΠΔ).
• Δικαίωμα ανάκλησης συγκατάθεσης: Όπου η επεξεργασία βασίζεται σε συγκατάθεση, χωρίς να θίγεται η νομιμότητα της επεξεργασίας που προηγήθηκε.

Για την άσκηση των δικαιωμάτων σας, μπορείτε να επικοινωνείτε γραπτώς στο email: info@officefleet.gr. Για την προστασία σας, ενδέχεται να ζητήσουμε επαλήθευση της ταυτότητάς σας πριν από την ικανοποίηση του αιτήματος.

Σε περίπτωση που θεωρείτε ότι η επεξεργασία των δεδομένων σας παραβιάζει τον ΓΚΠΔ, έχετε το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΑΠΔΠΧ) (Κηφισίας 1-3, Τ.Κ. 115 23, Αθήνα, www.dpa.gr).

9. Αλλαγές στην Πολιτική Απορρήτου

Η παρούσα Πολιτική ενδέχεται να ενημερώνεται κατά καιρούς ώστε να αντικατοπτρίζει αλλαγές στις υπηρεσίες μας ή στο νομικό πλαίσιο. Η εκάστοτε ισχύουσα έκδοση θα είναι πάντοτε αναρτημένη στην παρούσα σελίδα με αναφορά της ημερομηνίας τελευταίας ενημέρωσης.